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Le règlement du budget participatif

Deuxième édition (2022-2023)

Règlement en vigueur, modifié le 14 octobre 2022 téléchargeable en format pdf ici 

- Les modifications concernent les dates des différentes phases de la 2ème édition du Budget Participatif -

 

A travers un Budget Participatif, le Conseil départemental du Tarn renouvelle sa volonté de renforcer la démocratie locale favorisant l’engagement des Tarnaises et des Tarnais, en les associant dans le choix des projets politiques locaux et en améliorant l’information des citoyens sur les compétences départementales.

 

Article 1er : le principe du Budget Participatif Tarnais

1.1 - Le Budget Participatif Tarnais est un processus de démocratie participative qui repose sur le principe suivant : le Département du Tarn finance mais la population tarnaise choisit sur la base de projets proposés par les Tarnais eux-mêmes.

Il permet aux Tarnaises et aux Tarnais, justifiant d’un lien de domiciliation avec le Tarn de proposer des projets mais aussi de choisir par l’intermédiaire de leurs votes, des projets d’intérêt général ou local pour le département du Tarn, ses cantons ou ses territoires.

Ainsi, toute personne physique à partir de 16 ans, groupe de personnes physiques habitant le Tarn (résidence principale ou résidence secondaire) ou toute personne morale de droit privé à but non lucratif, ayant son siège social dans le Tarn, peut déposer un projet dans le cadre du dispositif « Budget Participatif Tarnais ».

Peut prendre part aux votes, toute personne physique à partir de 16 ans résidant dans le Tarn.

1.2 - Le projet déposé dans le cadre du Budget Participatif Tarnais doit coïncider avec des considérations relevant de l’intérêt général ou local dont le Département du Tarn est le garant. Il doit également entrer dans les compétences du Département.

Ce dispositif n’a pas vocation à se substituer au système actuel de subventions aux collectivités ou associations mis en œuvre par le Département du Tarn dans le cadre de ses politiques publiques.

Ce dispositif ne concerne que des dépenses d’investissement.

Le projet doit concourir au développement, à la cohésion sociale et territoriale ainsi qu’à la notoriété du Tarn. Son objectif est de contribuer à l’émergence et à la pérennité d’initiatives innovantes notamment dans les champs :

  • des Solidarités,

  • de la Santé,

  • de l’Education et de la Jeunesse,

  • de la Citoyenneté,

  • du Développement durable et du Cadre de vie,

  • de la Culture,

  • du Sport,

  • du Numérique,

  • des Mobilités alternatives,

  • de la proximité et de l’accessibilité de tous aux services publics

1.3 - La démarche ne donne lieu à aucune indemnisation. De même, les porteurs des projets déclarés lauréats n’ont droit à aucune rémunération.

 

Article 2 : Porteurs de projets

2.1 - Peuvent déposer un projet auprès du Département du Tarn, dans le cadre du dispositif « Budget Participatif Tarnais » :

  • Toute personne physique à partir de 16 ans justifiant d’une identité et d’une domiciliation dans le Tarn ou tout groupe de personnes physiques peuvent déposer un projet mais doivent, au moment de l’attribution de la subvention départementale correspondante, et à condition que le projet soit élu et déclaré lauréat, désigner une personne morale de droit privé à but non lucratif ou passer un partenariat avec une collectivité locale (commune, EPCI) pour recevoir ladite subvention ;

  • Toute personne morale de droit privé à but non lucratif telle qu’une association loi 1901, ayant son siège social dans le Tarn.

  • Les projets sont émis à titre individuel.

2.2 - Les projets collectifs issus d’associations ou de groupes d’habitants doivent être proposés par un référent unique.

2.3   - Les élus ayant un mandat local ou national, les entreprises quelle que soit leur structure juridique, les collectivités locales ou établissements publics ne peuvent pas déposer de projet au titre du Budget Participatif Tarnais.

 

Article 3 : Enveloppe financière

3.1 - Le montant affecté à la deuxième édition du Budget Participatif Tarnais est de 1 000 000 €. Cette somme est inscrite en section d’investissement du budget du Département du Tarn.

3.2 - Le Département ne subventionne pas au-delà :

  • De 80% du montant total toutes taxes comprises (TTC) du projet déposé par des personnes morales de droit privé. Le montant maximal de la subvention qui pourra être obtenu de la part du Conseil départemental est de 36 000 € ;

  • De 70 % du montant hors taxes (HT) du projet si celui-ci est porté par une collectivité ou un regroupement de collectivités. Le montant maximal de la subvention qui pourra être obtenu de la part du Conseil départemental est de 30 000€.

Il revient au porteur de projet d’assurer le financement des 20% ou 30% restants. A titre exceptionnel un financement à 100 % pour les personnes morales de droit privé pourra être examiné.

3.3 – Afin d’encourager la participation des jeunes Tarnais, le montant de 100 000 € (sur l’enveloppe d’investissement de 1 000 000 €) est réservé à la réalisation de projets pour les jeunes de 16 à 25 ans. Dans le cadre des projets Jeunes, le montant maximal de la subvention qui pourra être obtenu de la part du Conseil départemental est de 33 000 €.

Si le projet Jeune est réalisé sous maitrise d’ouvrage d’une collectivité territoriale ou d’un regroupement de collectivités territoriales, le Département ne subventionne pas au-delà de 70% du montant hors taxes (HT) du projet.

3.4 - Le montant de la subvention est non révisable à la hausse, même si les dépenses réalisées dépassent le montant prévisionnel.

 

Article 4 : Dépôt du projet (29 août au 30 novembre 2022)

4.1 - Pour être recevable, le projet doit avoir pour but, notamment, de :

  • Satisfaire un motif d’intérêt général ou local ;

  • Être localisé dans le Tarn ;

  • Être utile aux Tarnaises et aux Tarnais ;

  • Entrer dans le champ de compétence du Département du Tarn ;

  • Représenter une dépense d’investissement ;

  • Ne pas générer de coûts induits (dépenses de fonctionnement) ;

  • Ne pas être en cours de réalisation ;

  • Ne pas avoir fait l’objet d’une demande de subvention en cours d’instruction auprès des services du Département ;

  • Ne pas comporter des éléments de nature discriminatoire, diffamatoire ou contraire à l’ordre public ;

  • Ne pas comporter d’éléments pouvant nuire à l’image de la collectivité départementale ;

  • Ne pas être contraire au principe de laïcité ;

  • Ne pas générer une situation de conflit d’intérêt ou de profits financiers pour le porteur de projet ;

  • Ne pas être incompatible avec un projet ayant déjà fait l’objet d’une délibération d’un organe délibérant de la collectivité publique sur laquelle s’établit le projet ou de la collectivité départementale ou fait l’objet d'une procédure de marchés publics.

  • Les porteurs des projets lauréats de la première édition du Budget Participatif Tarnais (2020-2022) ne peuvent pas déposer un projet dans le cadre de la seconde édition du Budget Participatif (pendant une durée de deux ans).

4.2 - Le projet est adressé au Département du Tarn uniquement de manière numérique sur le site dédié budgetparticipatif.tarn.fr.

Le dépôt de projet au format papier n’est pas recevable. Le service en charge du Budget Participatif Tarnais refusera systématiquement les dossiers au format papier.

Si un dossier a été déposé au préalable dans une Direction Générale Adjointe (DGA) du Département, celui-ci ne sera pas considéré comme recevable dans le cadre du Budget Participatif Tarnais.

 4.3 - Le dossier doit comprendre les pièces justificatives obligatoires suivantes :

  1. Le formulaire de participation sur le site budgetparticipatif.tarn.fr correctement rempli avec notamment le prénom, le nom et les coordonnées (mail, adresse postale, numéro de téléphone) du porteur de projet ou du référent unique ;

  2. Pour les personnes morales de droit privé à but non lucratif : le numéro de SIRET, les statuts à jour, le dernier bureau déposé en Préfecture, la composition du bureau, un relevé d’identité bancaire (RIB), le budget annuel de l’association, un budget prévisionnel ;

  3. Pour les personnes physiques : certifier dans le formulaire dédié avoir au moins 16 ans et résider dans le Tarn, un justificatif de domicile, une copie de la pièce d’identité, un budget prévisionnel. Si le projet est réalisé sous maitrise d’ouvrage d’une collectivité territoriale, une lettre d’intention signée du représentant légal de la collectivité publique concernée est obligatoire (conformément aux dispositions de l’article 2-1) ;

  4. Une présentation détaillée du projet rédigée sur le site dédié (minimum 30 lignes). Cette présentation doit permettre aux services instructeurs du Département de comprendre le projet et les objectifs du porteur de projet. La localisation exacte du projet doit apparaitre ;

  5. Des devis ;

  6. Une attestation de non commencement des travaux ou de non achat du matériel ;

  7. Pour les personnes morales de droit privé à but non lucratif, une attestation du représentant légal et du trésorier mentionnant le fait qu’ils n’ont pas fait l’objet d’une condamnation définitive pour détournement de fonds publics prévue à l’article 433-4 du Code Pénal ni d’une condamnation définitive pour abus de confiance prévue à l’article 314-1 du Code Pénal.

Le dossier peut également être complété par tout autre élément (photos, documents annexes, plan, etc.) que le porteur du projet estime nécessaire pour sa bonne compréhension.

Des pièces complémentaires peuvent être réclamées par le Département du Tarn lors de l’étude de recevabilité du projet.

 

Article 5 : Etude de recevabilité des projets (1er décembre 2022 au 20 janvier 2023)

5.1 - La fourniture du dossier complet conditionne la recevabilité du dossier. Dans le respect de la date-limite, les demandes sont étudiées par les services compétents du Département du Tarn réunis au sein d’un Comité technique présidé par Madame la Vice-présidente en charge de la Citoyenneté, composé de la Direction Générale des Services (DGS), de la Direction Générale Adjointe des Services Techniques et de l’Environnement (DGASTE), de la Direction Générale Adjointe des Politiques Territoriales et Educatives (DGAPTE), de la Direction Générale Adjointe de la Solidarité (DGAS) et de la Direction Générale Adjointe des Ressources de la Culture et du Sport (DGARCS).

Ce dernier analyse la recevabilité du projet afin de s’assurer qu’il répond bien aux critères déterminés à l’article 4.1 du présent règlement. Si nécessaire, le ou les porteurs de projet concernés peuvent être contactés par le Département du Tarn afin de mieux comprendre l’intention et qualifier la demande. Si la mise en œuvre du ou des projets nécessite des ajustements techniques et/ou financiers, le ou les porteurs de projet concernés sont informés de ces évolutions. L’expertise des services départementaux est décisionnelle. Aucun recours n’est possible contre l’avis des services instructeurs du Département.

5.2 - Si l’étude du projet fait apparaître une absence de conformité avec l’article 4.1 susmentionné ou des projets irréalisables techniquement, juridiquement ou d’un coût supérieur à l’enveloppe mentionnée à l’article 2.2 du présent Règlement, celui-ci sera déclaré irrecevable et ne sera pas soumis au vote des Tarnaises et des Tarnais.

Le porteur de projet sera alors informé et renseigné sur les motifs de non recevabilité.

 

Article 6 : Informations sur les projets soumis au vote (20 janvier au 5 mars 2023)

Une campagne publique d’information multi-supports sera organisée par le Département du Tarn pour présenter aux Tarnaises et aux Tarnais les projets soumis au vote.

Durant cette période, chaque porteur de projet est libre de faire campagne pour l’élection de son projet sur tout support de son choix et suivant les moyens financiers et techniques dont il dispose.

 

Article 7 : Le vote et ses modalités (1er février au 5 mars 2023)

7.1 - Période de vote

 La période de vote est ouverte du 1er février 2023 à 00h00 au 5 mars 2023 à 23h59. Le vote électronique s’interrompra automatiquement à cette date.

7.2 - Qui peut voter ?

Tout citoyen justifiant d’un domicile dans le Tarn (attestation sur l’honneur) âgé d’au moins 16 ans.

7.3 - Comment voter ?

  • Le vote se déroulera uniquement de manière électronique sur la plateforme numérique dédiée : https://budgetparticipatif.tarn.fr/.  

  • Chaque citoyen doit obligatoirement voter pour 5 projets minimum de son choix. Chaque citoyen pourra voter jusqu’à 8 projets maximum de son choix, quel que soit le canton de localisation du projet ou sa thématique.                                                  

7.4 - Comment identifier les projets ?

Chaque projet soumis au vote se verra attribuer un numéro à 5 chiffres. Les projets sont identifiables par leur thématique :

  • Développement durable ;
  • Développement local et touristique ;
  • Solidarités humaines, jeunesse, éducation ;
  • Sport, culture et patrimoine ;
  • Projets Jeunes 16-25 ans.

Chaque projet sera identifiable par sa thématique et par sa localisation

- Dans le catalogue numérique, les projets apparaitront de façon aléatoire sur la plateforme https://budgetparticipatif.tarn.fr/, avec possibilité de rechercher par thématique et par canton.

7.5 - Campagne pour défendre les projets

  • Les projets seront publiés sur la plateforme numérique : https://budgetparticipatif.tarn.fr/.

  • Chaque porteur de projet mène campagne pour défendre son projet par ses propres moyens.

  • Un kit de campagne sera remis à chaque porteur de projet (modèle d’affiche, de flyer, etc.)

  • Les porteurs de projet auront la possibilité de réaliser une image ou une vidéo pour les réseaux sociaux avec le numéro de leur projet. Les porteurs de projet pourront également utiliser la presse locale et l’ensemble des moyens qu’ils jugent nécessaire pour pouvoir faire gagner leur projet.                                                                                                                                                                                                                                                                                              

7.6- Validité du vote

  • Un votant doit obligatoirement voter pour 5 projets différents minimum quelle que soit sa localisation et sa thématique. Il pourra voter pour 8 projets différents maximum quelle que soit sa localisation et sa thématique.

  • Le vote numérique ne sera validé qu’après sélection d’au moins 5 projets différents (8 maximum).

  • Pour le vote numérique, la création d’un compte utilisateur sur la plateforme numérique https://budgetparticipatif.tarn.fr/ est obligatoire pour pouvoir voter. Les votants devront indiquer obligatoirement leur identité lors de l’inscription.

  • Un citoyen ne peut voter qu’une seule fois. 

7.7- Dépouillement du vote numérique

Le scrutin se déroule de manière secrète. Les résultats ne sont pas visibles par les votants. Pour le dépouillement du vote électronique, une extraction des résultats numériques par projet est effectuée afin de permettre un contrôle par la commission électorale. Le dépouillement est effectué sous le contrôle d’un huissier de justice.

7.8- Commission électorale

  • Une commission électorale est constituée.

  • Elle est composée de quatre élus départementaux, du service en charge du Budget Participatif, du Délégué à la protection des données, d’un représentant du Cabinet de Monsieur le Président du Conseil départemental et d’un huissier de justice. Un représentant de la société prestataire de la plateforme numérique du Budget Participatif Tarnais peut également participer à cette commission sur demande des membres de la commission électorale.

  • Madame la Vice-présidente en charge de la Citoyenneté est désignée par Monsieur le Président du Conseil départemental du Tarn comme Présidente de la commission électorale.

  • La commission électorale s’assure du bon déroulement des opérations de dépouillement.

  • Elle peut effectuer des contrôles aléatoires des votants.

  • Elle vérifie les résultats définitifs avant annonce officielle des lauréats.

  • Elle rédige un compte-rendu des opérations réalisées au cours de la journée.

  • En cas de litige ou de réclamation concernant les votes, la commission électorale est habilitée à prendre toute décision y compris d’invalider les votes numériques concernés.

7.9- Résultats des votes

  • Le scrutin se déroule de manière secrète. Les résultats ne sont pas visibles par les Tarnaises et les Tarnais.

  • A la fin de la période de votation, un tableau sera édité faisant apparaitre les résultats des votes électroniques pour chaque projet.

  • Les résultats seront certifiés par un huissier de justice.

 7.10- Détermination des lauréats

  • Rappel de l’enveloppe dédiée : 1 000 000 €.

  • Les projets sont classés par ordre décroissant des voix obtenues par canton.

  • Le projet arrivé en tête dans chaque canton ainsi que les deux projets à portée départementale arrivés en tête seront désignés lauréats. Trois projets « Jeunes » seront désignés lauréats.

  • Par dérogation :

    • Pour les quatre cantons d’Albi : deux projets seront désignés lauréats sur la commune même d’Albi et deux projets seront désignés lauréats pour l’ensemble des autres communes des cantons ;

    • Pour les trois cantons de Castres : deux projets seront désignés lauréats sur la commune même de Castres et un projet sera désigné lauréat pour l’ensemble des autres communes des cantons.

  • Au total, 27 projets seront désignés lauréats.

7.11- En cas de projets ex-aequo

Si deux projets obtiennent le même nombre de voix et arrivent en tête dans un canton ou à l’échelon départemental : sélection des 2 projets ex-aequo.

7.12– Proclamation des résultats du vote

Les résultats sont proclamés à l’issue du dépouillement par Monsieur le Président du Conseil départemental du Tarn.

 

Article 8 : Décision d’attribution

8.1 - Chaque projet élu se verra attribuer une subvention d’investissement correspondante suivant la règle mentionnée à l’article 3.2 du présent Règlement. Celle-ci fera l’objet d’une délibération de la Commission permanente.

La subvention sera ensuite notifiée au bénéficiaire par courrier accompagné d’une convention, pour signature. Celle-ci précisera les modalités de mise en œuvre et de financement du projet.

8.2 - Tout projet élu devra faire l’objet d’un accord explicite de la collectivité publique concernée sous la forme d’une délibération prise par son organe délibérant.

8.3 - Toute modification quant à l’objet, au montant ou au bénéficiaire intervenant après la notification de la subvention ou en cours d’opération entraînera automatiquement la caducité de la subvention. Dans ce cas, le Département du Tarn engagera la procédure correspondante pour récupérer, auprès du bénéficiaire, ladite subvention.

8.4 - Le projet réalisé reviendra à la propriété pleine et entière du porteur du projet.

Dans le cas où la réalisation du projet a pour conséquence son incorporation dans le domaine public ou privé de la collectivité publique concernée, la propriété reviendra automatiquement à cette dernière.
 

Article 9 : Modalités de versement de la subvention

9.1 - Le versement de la subvention ne peut pas avoir d'effet rétroactif ni être reportée sur les années suivantes. En effet, le bénéficiaire de la subvention aura jusqu’au 30 juin 2024, au plus tard, pour réaliser le projet et justifier les dépenses réalisées.

La subvention d'investissement doit être utilisée conformément à son objet.

Les modalités du versement de la subvention sont fixées par une convention.

 

Article 10 : Communication

10.1 - Le bénéficiaire de la subvention départementale doit faire mention de la participation du Département du Tarn sur tout support de communication et dans ses relations avec les tiers. La signalétique spécifique du Budget Participatif Tarnais doit être apposée sur la ou les réalisations soutenues financièrement dans le cadre du dispositif « Budget Participatif Tarnais ».

Le non-respect de ces dispositions donne le droit au  Département du Tarn de ne pas verser ou de demander le reversement de tout ou partie de la subvention.

Les logotypes du Département à utiliser  seront transmis par la Direction Générale des Services du Département du Tarn.

10.2 - Le bénéficiaire donne autorisation au Département du Tarn pour l’utilisation de son image et/ou de son logo dans le cadre de la communication du Département.

10.3 - Le Département consacrera des publications spéciales et un site internet dédié à la présentation de la mise en place du budget participatif puis des projets lauréats.

 

Article 11 : Contrôle - Suivi - Evaluation

11.1 - Le Département du Tarn peut procéder à un contrôle technique et financier sur pièces et sur place par toute personne mandatée par Monsieur le Président du Conseil départemental du Tarn et portant sur l’utilisation de la subvention.

11.2 - Le suivi du programme de réalisation est effectué par le Comité technique présidé par Madame la Vice-présidente en charge de la Citoyenneté et constitué de Monsieur le Président du Conseil départemental, du Directeur Général des Services et des quatre Directeurs Généraux Adjoints.

11.3 - Le processus et les modalités du Budget Participatif Tarnais sont une expérimentation qui pourra être évaluée et, le cas échéant, ajustée par le Département du Tarn pour la ou les années suivantes.

 

Article 12 : Modification du règlement

Le Département du Tarn se réserve la possibilité de modifier à tout moment, par délibération du Conseil départemental ou de la Commission permanente, les modalités du présent Règlement. Une information sera faite sur le site dédié au Budget Participatif Tarnais.

 

Article 13 : Coordination

La coordination du dispositif « Budget Participatif Tarnais » est assurée par la Direction Générale des Services du Conseil départemental.

 

Article 14 : Protection des données à caractère personnel

14.1 - En application du règlement sur la protection des données (RGPD) et dans le cadre de la transparence des données à caractère personnel collectées durant le Budget Participatif du Tarn, les informations légales suivantes sont dues aux personnes concernées, en application des articles correspondants du RGPD et plus particulièrement

14.2 - Le responsable de traitement est le Département du Tarn, sis Hôtel du Département – 81013 ALBI Cedex 9 représenté par le Président du Conseil départemental.

Les données sont collectées pour réaliser l'objet et l'exécution du présent règlement et des communications qui y sont associées. Les données personnelles collectées concernent l'identification complète (à titre d'exemple : prénom, nom, qualité, année de naissance, adresse, téléphones, emails) des personnes concernées en relation avec le responsable de traitement.

Le Département du Tarn ne transfère aucune donnée en dehors de l'Union Européenne.

La durée de conservation s'inscrit dans la poursuite des liens de financement définis par le présent règlement du Budget Participatif de la Tarnais. Dans son intérêt légitime et en cas d'action juridique à son encontre, le Département du Tarn conserve les données à caractère personnel pendant toute la durée du mandat. En cas de projet non retenu le Département du Tarn conserve les données à caractère personnel pendant une durée de deux ans après la clôture de l'appel à projet.

Les personnes concernées, aux fins du présent règlement, s'engagent à mettre à jour l'intégralité des données les concernant. Le Département du Tarn ne saurait être tenu responsable de toute action engagée sur la base d'une absence d'une telle mise à jour.

La personne concernée par les informations collectées peut à tout moment, demander un accès à ses données, leur rectification, effacement, s'opposer ou limiter les traitements réalisés, voire retirer son consentement aux finalités définies par le présent règlement. Ces demandes sont à réaliser simplement par l'envoi d'un mail à l'adresse suivante : dpd@tarn.fr
ou par voie postale à l’adresse suivante : Conseil départemental du Tarn – à l’attention de la Délégué à la Protection des Données – 81 013 Albi Cedex 9.

La personne concernée peut également, à tout moment, retirer son consentement, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

Il est possible de communiquer une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL https://www.cnil.fr/fr) en cas d'insatisfaction quant à la façon dont les données des personnes concernées ont été traitées.

14.3 - Le porteur de projet et plus particulièrement le Référent unique pour le dépôt de projets collectifs (association ou groupe d'habitants) est habilité à recueillir les consentements de toutes les personnes concernées par le dépôt du projet, quant au traitement de données à caractère personnel les concernant.

 

Fait à Albi, le 14 octobre 2022

Le Président du Conseil départemental,

Christophe RAMOND

 

 

Règlement du 8 juillet téléchargeable en format pdf ici