Troisième édition (2024)

Règlement en vigueur, voté le 8 décembre 2023, téléchargeable en format pdf ici 

Article 1er : Les principes et objectifs du Budget Participatif Tarnais

• Depuis la 1ère édition du Budget Participatif Tarnais en 2021-2022, la population tarnaise a l’opportunité de participer directement à la transformation de son territoire et au développement d’initiatives innovantes en s’appuyant sur la participation de toutes et tous.
• Le Budget Participatif Tarnais est un processus de démocratie participative qui permet aux habitants du Tarn de :

          - proposer leurs projets entrant dans les champs de compétences légales ou volontaristes du Département,

          - décider, par le vote, des projets à réaliser,

          - décider de l’affectation d’une part du budget d’investissement du Département.

• Le montant de l’enveloppe affectée à cette édition s’élève à 1 000 000 € (un million d’euros), dont :

• 120 000 € pour les projets Label « Jeunes 16˗25 ans »,
• 200 000 € pour les projets Label « Tarn, Terre de jeux 2024 ».

Article 2 : Conditions pour déposer un projet

• Tout citoyen de plus de 16 ans (avec autorisation du représentant légal nécessaire pour les jeunes de 16 à 18 ans) résidant ou étudiant dans le Tarn, sans condition de nationalité.
• Toute association à but non lucratif ayant son siège ou une antenne identifiée dans le Tarn, déjà existante depuis 3 années au moins (statuts déposés en Préfecture avant le 1er janvier 2021), sauf exception.
• Pour les particuliers, la réalisation devra faire l’objet d’un portage pour la maîtrise d’ouvrage par une association à but non lucratif, avec obligation de signature d’un accord et/ou d’un partenariat, dès le dépôt du dossier.
• Sont exclus : les collectivités et leurs établissements publics / les élus ayant un mandat local ou national / les syndicats intercommunaux / les entreprises privées et commerces / les syndicats professionnels / les collectifs et les organisations cultuelles / les associations dont l’activité est directement liée à une structure privée ou à visée commerciale ou à une activité économique, politique ou à connotation religieuse / les associations lauréates des deux éditions précédentes (2022 et 2023).
• Il ne sera pas demandé de justificatif de domicile – les personnes attesteront sur l’honneur de leur résidence dans le Tarn lors du dépôt du projet.
• Un seul projet est admis par habitant / association.

Article 3 : Conditions d’éligibilité des projets

• Dépenses d’investissement ne générant pas de frais de fonctionnement (si des dépenses de fonctionnement sont induites, elles devront être assurées à 100% par le maître d’ouvrage et ne représenter qu’une part minime du projet ; elles ne devront pas faire l’objet d’une sollicitation ultérieure de demande de financement auprès du Département).
• Projets d’intérêt général collectif, local ou départemental.
• Projets ne générant pas de conflit d’intérêt et de profit financier pour le porteur de projet.
• Projets réalisables dans le Tarn dans l’année suivant le versement de la subvention.
• Les projets portant sur toute modification conséquente de la consistance du patrimoine public (communal, intercommunal, départemental) sont exclus.
• Les projets relevant des systèmes préexistants d’aide et de subventions du Département sont également exclus.
• Accord préalable, si nécessaire, du propriétaire du lieu, du bâtiment, etc. concerné par le projet, s’il est différent de l’association, à fournir au dépôt du dossier.
• Lettre d’engagement de principe du responsable de la structure qui assurera la maitrise d’ouvrage (Président˗e de l’association, maire, etc.) par décision ou délibération.
• Dans la mesure du possible, les achats ou réalisations devront se faire auprès de prestataires, fournisseurs ou artisans tarnais afin de favoriser l’économie locale.

• Les projets ne devront pas :

          - être en cours d’exécution ;

          - avoir fait l’objet d’une demande de subvention en cours d’instruction auprès des services du Département du Tarn ;

          - être incompatibles avec ou venir modifier un projet ayant déjà fait l’objet d’une délibération d’un organe délibérant ou d’une décision de la collectivité publique sur laquelle s’établit le projet, ou de la collectivité  départementale, ou de la collectivité régionale, ou de l’Etat ;

          - comporter d’éléments pouvant nuire à l’image de la collectivité départementale ;

          - comporter des éléments de nature discriminatoire, diffamatoires, contraires à l’ordre public, aux valeurs républicaines ou au principe de laïcité.

• Projets Label « Jeunes 16-25 ans » :

          - portés par des jeunes âgés de 16 à 25 ans, mais pouvant bénéficier à tout public.

          - portés par des particuliers ou des associations à but non lucratif, et ciblant plus particulièrement les jeunes.

• Projets Label « Tarn, Terre de Jeux 2024 » :

          - portés par des particuliers ou des associations à but non lucratif ;

          - en relation avec la pratique d’une activité sportive, sans objet rémunérateur direct et sans but lucratif ;

          - contribuant au développement des pratiques sportives sur le territoire et les rendant accessibles pour tous.

• Autres projets

          Les projets proposés devront s’inscrire dans les thématiques suivantes :

          - Culture, patrimoine & attractivité touristique,

         - Développement durable, environnement & cadre de vie,

         - Numérique & innovations technologiques,

         - Solidarités humaines, santé & alimentation,

         - Enfance & jeunesse.

Article 4 : Montant maximum des projets

• Projets Label « Jeunes 16-25 ans » :

          - enveloppe globale de 120 000 €.

          - montant maximum de la subvention : 40 000 €.

• Projets Label « Tarn, Terre de Jeux 2024 » :

          - enveloppe globale de 200 000 €.

          - montant maximum de la subvention : 40 000 €.

• Autres projets

          - montant maximum de la subvention : 40 000 €.

• Les porteurs dont les projets ont un coût total de réalisation supérieur à la subvention maximale devront impérativement pouvoir justifier d’un autofinancement ou d’un co-financement avéré pour pouvoir être déclarés recevables.
• Le Département ne subventionne pas au-delà de 80% TTC du montant total du coût d’investissement du projet dont le maître d’ouvrage est une association avec un seuil maximal à 40 000 €.
• Le Département ne subventionne pas au-delà de 70% HT du montant total du coût d’investissement du projet dont le maître d’ouvrage est une collectivité publique avec un seuil maximal à 36 000 €.
• Les porteurs de projets devront attester, sur la plateforme numérique, avoir pris connaissance de ces dispositions et s’engager, pour les 20% TTC du coût restant à charge, à fournir un autofinancement en complément, à disposer d’autres sources de financements ou à détenir l’accord de participation financière de la collectivité publique concernée par la maîtrise d’ouvrage du projet.

Article 5 : Où et comment déposer les projets ?

• Sauf impératif de calendrier, la période de dépôt des projets sera ouverte du 08/01/2024 à 00h00 au 14/04/2024 à minuit.
• Le projet devra être adressé au Département du Tarn uniquement par voie numérique sur le site dédié : budgetparticipatif.tarn.fr
• Un compte utilisateur devra être créé, identifiant le porteur de projet ou le référent unique, et tous les champs du formulaire devront être complétés et les pièces nécessaires jointes, au terme de la phase de dépôt des projets, sous peine d’irrecevabilité.
• Le projet sera enregistré en mode « brouillon » et pourra être modifié par le porteur de projet pendant toute la durée de la phase de dépôt, jusqu’à ce que le porteur le déclare comme déposé définitivement.
• Le dépôt de projet au format papier n’est pas recevable.
• Pour les associations à but non lucratif, devront obligatoirement figurer tous les documents relatifs à l’association : statuts, composition du conseil d’administration et du bureau, fiche d’enregistrement Insee, bilans financiers des 3 dernières années, budget prévisionnel de l’association, plan de financement prévisionnel du projet déposé (avec mention précise des autres financements sollicités : Etat, Région, commune, autres partenaires), numéro SIRET, RIB.
• Pour les personnes physiques, le dossier déposé devra comprendre : l’autorisation d’un représentant légal si le porteur de projet est âgé de 16 à 18 ans, un justificatif de domicile ou d’études dans le Tarn, une copie d’une pièce d’identité (pour le porteur et son représentant légal le cas échéant).
• Le dossier devra comporter l’accord écrit du propriétaire si le projet concerne un bien qui n’appartient pas à l’association porteuse de projet.
• Si le projet est déposé par un particulier ou un collectif, il devra obligatoirement indiquer l’association qui sera maître d’ouvrage et fournir un courrier d’engagement de cette dernière dans le dossier de dépôt de projet (cf. Article 2 : courrier d’accord ou de partenariat à fournir).
• Le projet déposé devra comporter : un intitulé, une présentation du projet de 10 à 30 lignes (visible sur le site), une description plus détaillée (non visible du public) suffisamment précise pour comprendre le projet, ses objectifs et permettre une analyse technique, juridique et financière, égalitaire et transparente par les services du Département et le Comité Technique, la localisation, le coût global estimé (sur la base de devis à joindre), une photo d’illustration (visible sur le site – facultative).
• Chaque projet sera déposé dans une des 5 thématiques ou dans un des labels et se verra attribuer un numéro à 5 chiffres. Chaque projet sera identifiable par sa thématique et par sa localisation.
• Sur la plateforme numérique, les projets apparaîtront de façon aléatoire, avec possibilité de rechercher par canton et par thème.
• Les porteurs de projets devront attester (dans le formulaire en ligne) du non-commencement des travaux ou de non-achat du matériel.
• Pour les associations à but non lucratif, le président et le trésorier devront par ailleurs attester (dans le formulaire en ligne) qu’ils n’ont pas fait l’objet d’une condamnation définitive pour détournement de fonds publics prévue à l’article 433-4 du Code Pénal, ni d’une condamnation définitive pour abus de confiance prévue à l’article 314-1 du Code Pénal.
•  Chaque dépôt en ligne fera l’objet d’une modération afin de bannir tout propos à caractère inadapté, raciste, religieux, diffamatoire, discriminatoire ou électoraliste, de même que toute expression n’ayant aucun rapport avec la démarche citoyenne du Budget Participatif Tarnais.

Article 6 : Analyse des projets

• Cette phase se déroulera du 15/04 au 13/10/2024.
• Première évaluation de la recevabilité du projet sur la base des obligations énoncées dans le présent règlement, cette étape n’a aucunement vocation à évaluer l’intérêt, l’utilité ou l’opportunité des projets déposés.
• Avis d’expertise technique des services des Directions du Département et analyse des dossiers.
• Echanges avec les porteurs de projets afin d’ajuster et de finaliser leurs dossiers si nécessaire.
• Réunion du Comité Technique du Budget Participatif Tarnais pour la validation de la liste des projets éligibles au vote.
• Le Comité Technique est présidé par Madame la Vice-Présidente en charge de la Citoyenneté et est composé de 6 élus départementaux, ainsi que d’agents représentants des Directions Générales Adjointes du Département.
• L’expertise des services départementaux et la décision du Comité Technique sont décisionnelles. Aucun recours ne sera possible.

Article 7 : Communication sur les projets

• Une campagne publique d’information multi-supports sera organisée par le Département du Tarn.
• Publication des projets sur la plateforme dédiée.
• Chaque porteur de projet mènera campagne pour défendre son projet avec ses moyens propres et sous sa responsabilité. Cette communication devra être bienveillante et respectueuse, en proscrivant toute comparaison avec les autres projets ou leurs porteurs.
• Un kit de communication sera fourni par le Département à chaque porteur de projet soumis au vote (supports personnalisables).
• Les porteurs des projets soumis au vote seront invités à participer aux Rendez-vous des Marchés du Budget Participatif Tarnais qui auront lieu sur tout le département pendant la phase de vote.

Article 8 : Le vote et ses modalités

• À partir de 16 ans (avec accord d’un représentant légal pour les mineurs).
• Tout citoyen résidant ou étudiant dans le Tarn, sans condition de nationalité (attestation sur l’honneur de résidence dans le Tarn lors de la création du compte sur la plateforme numérique ou sur le bulletin papier).
• Un seul vote est admis par personne et par adresse mail, sous peine de nullité.
• Sur la plateforme dédiée : budgetparticipatif.tarn.fr avec création obligatoire d’un compte utilisateur.
• Un votant doit obligatoirement choisir 5 projets différents et existants, quelles que soient leurs localisations et leurs thématiques, pour que son vote soit enregistré.
• Chaque citoyen tarnais de plus de 16 ans ne peut voter qu’une seule fois. Le vote est personnel et aucune procuration n’est possible.
• Le scrutin se déroule de manière secrète. Les résultats ne sont pas visibles pendant la période de vote. Le nombre de voix obtenu ne sera diffusé qu’après la proclamation officielle des résultats définitifs certifiés par un commissaire de justice.

         Sauf impératif de calendrier, la période de vote est ouverte du 14/10/2024 à 00h00 au 17/11/2024 à minuit. Le vote électronique s’interrompra automatiquement à cette date.

Article 9 : Dépouillement – Commission Electorale

• Le dépouillement se tiendra dans la période entre le 18 et le 22/11/2024.
• La plateforme numérique permet l’extraction des résultats des votes effectués en ligne.
• Le dépouillement n’est pas public.
• Une commission électorale est constituée, composée de 4 élus départementaux, du service en charge du Budget Participatif, du délégué à la protection des données, d’un représentant du Cabinet du Président du Département, et d’un technicien de la Direction des Systèmes de l’Information du Département du Tarn. Un représentant de la société prestataire de la plateforme numérique du Budget Participatif Tarnais peut également participer à la réunion de cette commission, sur demande des membres de la commission électorale.
• Madame la Vice-Présidente en charge de la Citoyenneté est désignée par Monsieur le Président du Conseil départemental comme Présidente de la commission électorale.
• La commission électorale s’assure du bon déroulement des opérations de dépouillement, sous le contrôle d’un Commissaire de Justice.
• Elle peut réaliser des contrôles aléatoires des votants notamment par contact téléphonique, électronique ou par vérification des adresses IP.
• Elle vérifie les résultats définitifs avant annonce officielle des lauréats.
• En cas de litige, de fraude avérée ou de réclamation concernant les votes sur la plateforme numérique la commission électorale est habilitée à prendre toute décision, y compris invalider les bulletins de vote concernés.

Article 10 : Détermination des lauréats

• Les projets sont classés par ordre décroissant des voix obtenues par canton, au niveau départemental pour l’échelon correspondant, ainsi que par label.
• Les projets arrivés en tête des votes pour chacun des labels sont déclarés lauréats (3 projets lauréats « Jeunes 16-25 ans » + 5 projets lauréats « Tarn, Terre de Jeux 2024 », dont au moins 1 projet parasport).
• Le projet arrivé en tête dans chaque canton ainsi que 2 projets à portée départementale arrivés en tête sont déclarés lauréats.
• Par dérogation :

          - pour les 4 cantons d’Albi : 2 projets lauréats sur la commune-même d’Albi + 2 projets lauréats pour l’ensemble des autres communes des cantons

          - pour les 3 cantons de Castres : 2 projets lauréats sur la commune-même de Castres + 1 projet lauréat pour l’ensemble des autres communes des cantons.

• Au total pour l’édition 2024 : 33 projets déclarés lauréats, soit 25 projets pour les territoires + 3 projets label « Jeunes 16-25 ans » + 5 projets label « Tarn, Terre de Jeux 2024 », dont au moins 1 projet parasport.
• Si 2 projets obtiennent le même nombre de voix et arrivent en tête dans un canton ou une catégorie : les 2 projets ex-aequo sont déclarés lauréats.

Article 11 : Proclamation des résultats des votes

Après établissement du constat du Commissaire de Justice relatif au dépouillement et aux conclusions de la commission électorale, les résultats sont proclamés par Monsieur le Président du Conseil départemental du Tarn lors de la cérémonie qui sera organisée en suivant.

Article 12 : Décision d’attribution - réalisation

• La subvention d’investissement de chaque projet lauréat fait l’objet d’une délibération de la Commission Permanente avant notification au bénéficiaire. Une convention est adressée pour signature. La convention précise les modalités de mise en œuvre et de financement du projet.
• Réalisation dans les douze mois en suivant la délibération qui validera le projet et attribuera la subvention.
• Le Département peut procéder à un contrôle technique/financier portant sur l’utilisation de la subvention, notamment au regard de la convention signée entre le maître d’ouvrage et le Conseil départemental du Tarn.

Article 13 : Modification du règlement

Le Département du Tarn se réserve la possibilité de modifier à tout moment, par délibération du Conseil départemental ou de la Commission Permanente, les modalités du présent règlement. Une information sera le cas échéant faite sur le site dédié au Budget Participatif Tarnais.

Article 14 : Protection des données à caractère personnel

• En application du règlement sur la protection des données (RGPD) et dans le cadre de la transparence quant aux données à caractère personnel collectées durant le Budget Participatif Tarnais, les informations légales suivantes sont dues aux personnes concernées, en application des articles correspondants du RGPD.

• Le responsable de traitement est le Département du Tarn, sis Hôtel du Département – 81013 ALBI Cedex 9 représenté par le Président du Conseil départemental.
• Les données sont collectées pour réaliser l'objet et l'exécution du présent règlement et des communications qui y sont associées. Les données personnelles collectées concernent l'identification complète (à titre d'exemple : prénom, nom, qualité, année de naissance, adresse, téléphones, emails) des personnes concernées, en relation avec le responsable de traitement.
• Le Département du Tarn s’engage à ce que son sous-traitant, la SAS ID City (n° SIRET 81154875900018) qui héberge la plateforme du budget participatif présente des garanties suffisantes et appropriées afin que le traitement réponde aux exigences du RGPD.
• Le Département du Tarn ne transfère aucune donnée en dehors de l'Union Européenne / à des tiers.
• La durée de conservation s'inscrit dans la poursuite des liens de financement définis par le présent règlement du Budget Participatif Tarnais. Dans son intérêt légitime et en cas d'action juridique à son encontre, le Département du Tarn peut conserver les données à caractère personnel pendant toute la durée du mandat.
• Les personnes concernées, aux fins du présent règlement, s'engagent à mettre à jour l'intégralité des données les concernant. Le Département du Tarn ne saurait être tenu responsable de toute action engagée sur la base d'une absence d'une telle mise à jour.
• La personne concernée par les informations collectées peut à tout moment, demander un accès à ses données, leur rectification, effacement, s'opposer ou limiter les traitements réalisés, voire retirer son consentement aux finalités définies par le présent règlement. Ces demandes sont à réaliser simplement par l'envoi d'un mail à l'adresse suivante : dpd@tarn.fr ou par voie postale à l’adresse suivante : Conseil départemental du Tarn – à l’attention de Monsieur le Délégué à la Protection des Données – Hôtel du Département – 81013 Albi Cedex 9.
• La personne concernée peut également, à tout moment, retirer son consentement, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.
• Il est possible de communiquer une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL https://www.cnil.fr/fr) en cas d'insatisfaction quant à la façon dont les données des personnes concernées ont été traitées.
• Le porteur de projet et plus particulièrement le Référent unique pour le dépôt de projets collectifs est habilité à recueillir les consentements de toutes les personnes concernées par le dépôt du projet quant au traitement de données à caractère personnel les concernant.

Fait à Albi, le 8 décembre 2023

Le Président du Conseil départemental,

Christophe RAMOND